Japanse audio omzetten naar tekst: elke opname transcriberen op je telefoon

Hoe zet je Japanse audio om naar tekst op je telefoon?

Er zijn drie manieren, en ze kosten niet allemaal evenveel moeite.

• De ingebouwde functies van je telefoon. Sommige recorders en toetsenborden kunnen spraak naar tekst omzetten. Welke talen en bestanden ze ondersteunen, verschilt wel per toestel en per versie van het besturingssysteem. Test het op je eigen telefoon voordat je er voor Japans op rekent.
• Software op de computer. Die kan veel, maar je moet het bestand eerst naar een computer overzetten. Sommige programma's accepteren het bovendien pas als je het naar een bepaald formaat hebt geconverteerd.
• Een transcriptie-app op je telefoon. De opname staat al op je telefoon, dus je hoeft niets over te zetten. Zeepit opent het bestand gewoon waar het staat en geeft je het volledige transcript, woord voor woord. Daarbovenop kun je een korte, middellange of lange samenvatting laten maken.

Voor de meeste Japanse opnames is die derde route de kortste. Denk aan een teamoverleg, een college, een klantgesprek of een memo die je in de trein insprak. Je eerste conversies zijn gratis direct na installatie, ook lange opnames. Je hebt geen account of creditcard nodig en je krijgt geen advertenties. Je verbruik zie je in de app.

Waarom is Japans lastiger te transcriberen dan Nederlands?

Japans is lastig voor elke transcriptiesoftware. Het helpt om vooraf te weten waar de fouten meestal zitten.

• Geen spaties tussen woorden. De software moet eerst bepalen waar elk woord ophoudt voordat er iets op papier komt. Eén verkeerde splitsing kan een hele bijzin veranderen.
• Homofonen en de keuze van kanji. きしゃ kan 貴社, 記者 of 汽車 zijn. Meestal beslist de context, maar bij bedrijfsnamen en vaktermen gaat het het vaakst mis.
• Aizuchi. In een Japans gesprek zegt de luisteraar voortdurend kleine bevestigingen als はい, ええ en なるほど, terwijl de ander nog praat. Die komen allemaal in het transcript terecht en maken het rommelig.
• Katakana en telwoorden. Controleer Engelse termen in katakana en hoeveelheden als 三本 of 三名 altijd nog een keer.

Het goede nieuws: bij een heldere opname verbeter je namen, getallen en een handvol kanji, geen hele alinea's. Voor een uur audio ben je een paar minuten aan het nalezen. Herschrijven is niet nodig.

Stap voor stap

1. Installeer de app op iPhone of Android

   Download Zeepit via de App Store of Google Play. Voor je eerste conversies heb je geen account en geen creditcard nodig, ook niet voor lange opnames.

2. Kies het Japanse audiobestand

   Kies in de app de opname uit Bestanden, Google Drive of een andere plek. Bestanden in mp3, m4a en wav en ook video's gaan erin zonder dat je ze hoeft om te zetten.

3. Of deel het vanuit een andere app

   Tik in je recorder-app, WhatsApp, Telegram of Drive op Delen en kies Zeepit. Je hoeft niets vanaf een computer te uploaden en niets om te zetten.

4. Lees het transcript en voeg een samenvatting toe

   De taal wordt automatisch herkend. Je krijgt de volledige tekst woord voor woord. Daarna kies je een korte, middellange of lange samenvatting, afhankelijk van wie die gaat lezen.

5. Lees na en exporteer of deel

   Verbeter namen en getallen. Kopieer daarna de tekst, deel hem of exporteer een PDF-, Word- of tekstbestand. Moet iemand in het buitenland hem lezen, dan kun je hem ook vertalen.

Welke audiobestanden werken, en hoe lang mag een opname zijn?

Het bestand dat je recorder heeft gemaakt, wordt vrijwel zeker gewoon geaccepteerd. Deze gangbare audioformaten werken: mp3, m4a, wav, caf, ogg, opus, aac, flac, amr en webm. Videobestanden in mp4, mov, mkv en avi kunnen ook. Daarvan wordt alleen het audiospoor gebruikt, handig voor een seminar dat je hebt gefilmd of een schermopname van een online vergadering.

• Geen conversiestap. Je hoeft de m4a uit de Dictafoon-app van je iPhone niet eerst om te zetten naar mp3.
• Lengte. Een opname mag tot vier uur duren, dus een vergadering van twee uur gaat in één keer. Een workshop van een hele dag kun je sowieso beter in sessies opknippen.
• Links. Je kunt ook van een YouTube-link, een podcastlink of een link naar een webpagina een samenvatting laten maken.

Heb je een bestand met een ongebruikelijke extensie? Kijk dan in het volledige overzicht van ondersteunde audioformaten. Daar staan ook de uitzonderingen.

Zo neem je Japanse audio op die zich goed laat transcriberen

De kwaliteit van het transcript hangt meer af van de opname dan van de tool. Vijf gewoontes maken het verschil.

1. Leg de microfoon dichtbij. Een telefoon plat op tafel, midden tussen de sprekers, werkt altijd beter dan een telefoon in een tas of broekzak.
2. Beperk het achtergrondgeluid. Denk aan airco, een druk café of omroepberichten op het station. Zulk constant geluid kost je meer woorden dan een stille ruimte met een spreker die wat verder weg zit.
3. Eén stem tegelijk. Als mensen door elkaar praten, valt er het meest weg. Vraag in een vergadering of iedereen elkaar laat uitpraten.
4. Laat iedereen zich aan het begin met naam voorstellen. Bij het nalezen weet je dan wie wie is en hoe elke naam geschreven wordt.
5. Neem de tijd voor de lastige stukken. Laat productnamen, klantnamen en cijfers aan het eind van een gesprek nog eens duidelijk herhalen. Dat scheelt je minuten aan correcties.

Doe vóór een belangrijke sessie een test van dertig seconden. Is het testtranscript netjes, dan wordt de volledige opname dat ook.

Wat controleer je in een Japans transcript voordat je het verstuurt?

Plak nooit een ruw transcript in een document waar jouw naam onder staat. Loop eerst deze checklist door.

• Namen. Begin bij personen en bedrijven. Dezelfde uitspraak kan op meerdere manieren geschreven worden (斉藤, 斎藤, 齋藤).
• Titels en beleefdheidsvormen. Controleer 様 en さん, afdelingsnamen en functietitels.
• Getallen, datums en telwoorden. Controleer prijzen, hoeveelheden en deadlines. Een lezer moet daarop kunnen vertrouwen.
• Katakana-termen. Engels vakjargon in katakana moet vaak gecorrigeerd of toegelicht worden.
• Stopwoordjes. Haal はい, ええ en えーと weg. Dan wordt de tekst een stuk korter en beter leesbaar.

Met één truc vang je fouten die je ogen missen: laat de tekst aan je voorlezen. Zeepit kan elke tekst hardop voorlezen. Een verkeerde kanji klinkt in de context bijna altijd fout, ook als hij er op het scherm goed uitziet.

Voeg meteen alinea's en sprekerlabels toe. Een lange lap tekst zonder onderbrekingen leest lastig, hoe nauwkeurig die ook is.

Een lange opname omzetten in notulen, aantekeningen of een vertaling

Een transcript is ruw materiaal. Wat mensen echt nodig hebben, is meestal korter.

• Een samenvatting. Kies kort om snel door te lezen, middellang om intern rond te sturen en lang als je ook wilt vastleggen waarom een besluit is genomen. Voor notulen begin je bij de samenvatting. Bij alles wat is afgesproken, plak je de letterlijke formulering uit het transcript erbij.
• Een bestand om te versturen. In Zeepit kun je transcripten en samenvattingen kopiëren, delen of exporteren als PDF, Word (DOCX) of platte tekst. Die bestanden worden op de telefoon zelf aangemaakt.
• Een vertaling. De taal wordt automatisch herkend, dus je hoeft niets in te stellen voor Japans. Moet een collega in het buitenland de tekst lezen, dan kun je die naar tientallen talen vertalen.

Transcribeer je vooral terugkerende vergaderingen? Richt dan één keer een vaste werkwijze in voor notulen maken van een opname. Gebruik steeds dezelfde map, dezelfde lengte voor de samenvatting en hetzelfde exportformaat. Dan hoef je daar niet steeds opnieuw over na te denken.

Veelgestelde vragen