Näin muutat Zoom-tallenteen tekstiksi ja tiivistelmäksi

Mihin Zoom tallentaa nauhoituksen?

Kaksi vaihtoehtoa sen mukaan, miten palaveri nauhoitettiin.

• Paikallinen tallennus: tiedostot jäävät sille koneelle, joka nauhoitti – oletuksena Dokumentit-kansion sisällä olevaan Zoom-kansioon. Zoom muuntaa ne palaverin päätyttyä, yleensä videoksi nimeltä zoom_0.mp4 ja asetuksista riippuen lisäksi pelkäksi ääneksi .m4a-muodossa.
• Pilvitallennus: kirjaudu Zoom-tilillesi selaimessa, avaa Recordings (Tallenteet) -sivu ja lataa MP4 tai äänitiedosto.

Kumpi tahansa käy litterointiin. Jos molemmat ovat olemassa, ota äänitiedosto: se on paljon pienempi ja siirtyy siksi puhelimeen nopeammin, ja teksti on täsmälleen sama, koska vain ääniraitaa käytetään.

Jos mitään ei näy heti palaverin jälkeen, muunnos voi olla vielä kesken – tai tiedostot ovat isännän koneella eivätkä sinun, jolloin ne pitää pyytää häneltä.

Antaako Zoom valmiin litteroinnin?

Joskus. Zoom osaa tuottaa pilvitallenteista litteroinnin, mutta saatko sellaisen, riippuu tilauksestasi, siitä mitä ylläpitäjä on ottanut käyttöön, ja puhutusta kielestä. Tarkista tallenteet-sivu Zoom-tililtäsi ennen kuin oletat mitään.

Vaikka litterointi olisi olemassa, se ei useinkaan ole sitä mitä tarvitset: teksti on pilkottu lyhyiksi aikaleimatuiksi riveiksi, jotka näyttävät sekavilta muistiinpanoihin liitettynä, mukana ei tule tiivistelmää eikä versiota toisella kielellä.

Ja hyvin usein litterointia ei ole lainkaan – isäntä nauhoitti paikallisesti, asetus oli pois päältä, tai kollega lähetti sinulle pelkän .mp4-tiedoston sähköpostilla. Tiedoston litterointi itse toimii kaikissa näissä tapauksissa riippumatta siitä, millä tilauksella palaveri nauhoitettiin.

Vaihe vaiheelta

1. Etsi tallennetiedosto

   Avaa nauhoittaneella koneella Dokumentit-kansion Zoom-kansio, jos tallennus tehtiin paikallisesti. Pilvitallenteen kohdalla kirjaudu Zoom-tilillesi selaimessa ja lataa tiedosto tallenteet-sivulta.

2. Ota äänitiedosto, jos sellainen on

   Jos Zoom tuotti sekä videon että pelkän .m4a-äänitiedoston, ota .m4a. Se on paljon pienempi, siirtyy nopeammin ja antaa täsmälleen saman litteroinnin, koska vain ääntä käytetään.

3. Siirrä se puhelimeen

   Vie tiedosto Google Driveen, iCloud Driveen tai Dropboxiin, lähetä se itsellesi sähköpostilla tai käytä AirDropia tai johtoa. Avaa se sitten puhelimella Tiedostoissa tai pilvisovelluksessa.

4. Avaa se Zeepitissä

   Asenna Zeepit iPhonelle tai Androidille ja valitse tiedosto sovelluksen sisällä – tai paina Jaa tallenteen kohdalla Drivessa, WhatsAppissa tai sähköpostissa ja valitse Zeepit.

5. Lue litterointi, sitten tiivistelmä

   Koko sanasta sanaan -teksti ilmestyy näkyviin, ja kieli tunnistetaan automaattisesti. Pyydä seuraavaksi lyhyt, keskipitkä tai pitkä tiivistelmä ja käännös, jos palaveri ei ollut omalla kielelläsi.

6. Kopioi, jaa tai vie tiedostoksi

   Kopioi teksti, jaa se muistiinpanoihin tai keskusteluun, tai vie se PDF-, Word (DOCX)- tai tekstitiedostona, joka luodaan suoraan laitteella.

Näin muutat Zoom-tallenteen tekstiksi puhelimella

Et tarvitse tietokoneohjelmaa. Kun tallennetiedosto on puhelimessasi, sovellus lukee sen ja antaa tekstin.

Zeepit toimii juuri näin iPhonella ja Androidilla: valitse tiedosto sovelluksen sisällä Tiedostoista tai Google Drivesta, tai paina Jaa tallenteen kohdalla missä tahansa muussa sovelluksessa – Drive, WhatsApp, sähköposti – ja valitse Zeepit. Se hyväksyy mp3-, m4a-, wav-, aac-, flac-, ogg- ja opus-tiedostot ja monta muuta, samoin videot (mp4, mov, mkv, avi), joista käytetään vain ääniraitaa. Jos tallenteesi on .mp4, lue miten videotiedostosta syntyy litterointi.

Enimmäispituus on neljä tuntia yhtä tallennetta kohti, mikä riittää lähes jokaiseen palaveriin. Ensimmäiset muunnokset ovat ilmaisia heti asennuksen jälkeen, pitkät tallenteet mukaan lukien, ilman tiliä ja ilman korttia; käyttömäärä näkyy sovelluksessa.

Miten siirrät tiedoston läppäristä puhelimeen?

Nauhoitus syntyy yleensä läppärillä. Kolme reittiä, jotka toimivat:

1. Pilvipalvelu: siirrä tiedosto Google Driveen, iCloud Driveen, OneDriveen tai Dropboxiin ja avaa sama sovellus puhelimella. Varmin tapa isolle .mp4-tiedostolle.
2. Viestisovellus: lähetä tiedosto itsellesi WhatsAppissa tai Telegramissa. Muista kokorajat – .m4a menee yleensä läpi silloinkin, kun video ei mene.
3. Johto tai AirDrop: kytke puhelin kiinni kaapelilla tai käytä AirDropia Macin ja iPhonen välillä.

Tunnin mittainen Zoom-video voi painaa useita satoja megatavuja; sama tunti pelkkänä äänenä on murto-osa siitä. Jos siirto jumittuu, pyydä isännältä äänitiedosto tai jaa itsellesi linkki pilvipalvelusta.

Litterointi vai tiivistelmä – kumpaa tarvitset?

Ne vastaavat eri kysymyksiin.

• Koko litterointi on sanasta sanaan. Käytä sitä, kun tarkka muotoilu ratkaisee: asiakkaan toimeksianto, päätös jota saatat joutua siteeraamaan, tutkimushaastattelu.
• Tiivistelmä antaa palaverin muodon muutamalla rivillä. Lyhyt nopeaan tarkistukseen, keskipitkä tai pitkä silloin, kun kirjoitat muistion niille jotka eivät olleet paikalla.

Useimmat haluavat molemmat: silmäile tiivistelmä ja etsi sitten litteroinnista se kohta, jolla on merkitystä. Zeepitissä voit kopioida tai jakaa tekstin tai viedä sen PDF-, Word (DOCX)- tai tekstitiedostona muistiinpanoihisi. Oppaamme kokousäänitteen muuttamisesta muistioksi menee pidemmälle tuloksen jäsentämisessä.

Mistä Zoom-litteroinnin tarkkuus riippuu

Teksti voi olla vain niin hyvää kuin ääni, eikä mikään puhe tekstiksi -muunnos korjaa huonoa nauhoitusta. Suurin osa ratkeaa jo ennen palaverin alkua:

• Kuulokemikrofonit. Läppärin oma mikrofoni kaikuvassa huoneessa on virheiden yleisin lähde.
• Yksi ääni kerrallaan. Päällekkäin puhuminen on vaikeaa kaikille järjestelmille; mitä enemmän puhutaan toisten päälle, sitä enemmän teksti harhailee.
• Nimet ja lyhenteet. Asiakkaiden ja tuotteiden nimet sekä sisäinen jargon menevät useimmiten väärin. Korjaa ne kerralla etsi ja korvaa -toiminnolla.
• Kielen vaihtuminen. Palaveri, jossa kieli vaihtuu kesken lauseen, on vaikein tapaus.

Kun käsittelet jonkun toisen tiedostoa, et hallitse mitään näistä. Lue ensin tiivistelmä ja tarkista sitten äänestä ne kaksi tai kolme kohtaa, jotka oikeasti siteeraat.

Mikään botti ei liity palaveriisi: työ tehdään tiedostosta jälkikäteen

Tämä kannattaa tietää etukäteen. Zeepit ei ole palaveriavustaja: mikään ei liity Zoom-puheluusi, kalenterisynkronointia ei ole, eikä myöskään live-tekstitystä tai reaaliaikaisia muistiinpanoja. Se toimii tallenteeseen palaverin jälkeen, siihen tiedostoon joka sinulla jo on.

Monelle se on parempi vaihtokauppa. Osallistujalistalle ei ilmesty ulkopuolista nimeä, päätät palaveri kerrallaan mitä litteroidaan, ja voit käsitellä tiedoston jonka joku toinen nauhoitti ja lähetti sinulle – mihin mikään reaaliaikainen avustaja ei pysty jälkikäteen.

Yksityisyydestä: tiedosto lähetetään Zeepitin palvelimille, litteroidaan ja poistetaan heti sen jälkeen. Arkistoa ei ole, tiedostoja ei käytetä uudelleen eikä tekoälyä kouluteta tallenteillasi. Litterointi ja tiivistelmä jäävät puhelimeesi.

Usein kysytyt kysymykset