கூட்டப் பதிவை எழுத்துக் குறிப்பாகவும் சுருக்கமாகவும் மாற்றுவது எப்படி

முழு உரை, சுருக்கம், கூட்டக் குறிப்பு — எது உங்களுக்குத் தேவை?

ஒரே பதிவிலிருந்து மூன்று வெவ்வேறு ஆவணங்கள் உருவாகும். இவற்றைக் குழப்பிக் கொள்வதுதான் குறிப்பு எழுதும் வேலையை முடிவில்லாமல் நீட்டுகிறது.

முழு உரை என்பது கூட்டம் சொல்லுக்குச் சொல்; தயக்கங்களும் விலகிச் சென்ற பேச்சுகளும் உட்பட. இது நீளமானது, நம்பகமானது, ஆனால் முழுவதுமாகப் படிக்கப்படுவது அரிது. “உண்மையில் என்ன வாக்குறுதி அளிக்கப்பட்டது?” என்று யாராவது கேட்கும்போது தேடிப் பார்ப்பதுதான் இதன் வேலை.

சுருக்கம் என்பது மறுநாள் காலையில் விரைவாகப் படித்து முடிக்கும் வடிவம் — எவ்வளவு விவரம் தேவை என்பதைப் பொறுத்து சில வரிகள் முதல் சில பத்திகள் வரை.

கூட்டக் குறிப்பு என்பது ஒரு நபர் எழுதி ஒப்புதல் அளிக்கும் ஆவணம்: பங்கேற்றவர்கள், முடிவுகள், ஒவ்வொரு பணிக்கும் ஒரு பொறுப்பாளர், ஒரு தேதி. குறிப்பு வேண்டுமென்றே சிலவற்றை விட்டுவிடும்; அந்தத் தேர்வை உங்களுக்காக ஒரு கருவி எடுக்க முடியாது.

இந்த வரிசையிலேயே வேலை செய்யுங்கள். முழு உரையும் சுருக்கமும் கையில் இருந்தால், குறிப்பு எழுதுவது நினைவுபடுத்தும் வேலை அல்ல, திருத்தும் வேலை. பத்து நிமிட வேலைக்கும் ஒரு மாலை முழுவதும் வீணாவதற்கும் இடையிலான வேறுபாடு அதுதான்.

கூட்டத்தை எப்படிப் பதிவு செய்தால் ஒலி பயன்படுத்தக்கூடியதாக இருக்கும்?

உரை மாற்றத்தின் தரம் செயலியில் அல்ல, அறையிலேயே தீர்மானிக்கப்படுகிறது.

• ஒரே சாதனம், மேசையின் நடுவில் — திரை மேல்நோக்கி, அதன் மேல் எதுவும் வைக்க வேண்டாம். பாக்கெட்டிலோ நோட்டுப் புத்தகத்துக்கு அடியிலோ இருக்கும் தொலைபேசி அறையின் மறுமுனையை இழந்துவிடும்.
• தொடக்கத்தில் ஒரு பெயர்ச் சுற்று. ஒவ்வொருவரும் மாலதி, தயாரிப்புப் பிரிவு என்று ஒரு வரி சொன்னால், பிறகு குரல்களை அடையாளம் காண அது ஒரு நங்கூரமாக இருக்கும்.
• ஒரு நேரத்தில் ஒரு குரல். ஒருவர் மேல் ஒருவர் பேசுவதுதான் பயனற்ற பகுதிகளுக்கு முக்கியக் காரணம். விலையுயர்ந்த மைக்கை விட, குறுக்கீடுகளை நிறுத்தும் ஒரு தலைமை மேலானது.
• தொலைநிலை அல்லது கலப்புக் கூட்டம்: தளத்திலேயே பதிவு வசதி இருந்தால் அதைப் பயன்படுத்துங்கள்; இல்லாவிட்டால் மடிக்கணினியின் ஒலிபெருக்கிக்குப் பக்கத்தில் தொலைபேசியை வையுங்கள், ஹெட்ஃபோனைத் தவிர்த்துவிடுங்கள்.

iPhone மற்றும் Android-ல் உள்ள ஒலிப்பதிவுச் செயலியே சாதாரணக் கூட்ட அறைக்குப் போதும்; அது m4a கோப்பாகச் சேமிக்கும், அதை உரை மாற்ற செயலிகள் நேரடியாகப் படிக்கும். மின்சார ரீங்காரம் வராமல் இருக்கத் தொலைபேசியை சார்ஜரில் வைக்காதீர்கள்; வரும் அழைப்பு பதிவை நிறுத்தாமல் இருக்க Do Not Disturb-ஐ இயக்குங்கள்.

படிப்படியாக

1. ஒரே சாதனத்தில், பேசுபவர்களுக்கு அருகில் பதிவு செய்யுங்கள்

   மேசையின் நடுவில், திரை மேல்நோக்கி, Do Not Disturb இயக்கிய நிலையில் தொலைபேசியை வையுங்கள். பிறகு குரல்களை அடையாளம் காண, தொடக்கத்தில் ஒவ்வொருவரும் ஒருமுறை தங்கள் பெயரைச் சொல்லச் சொல்லுங்கள்.

2. கோப்பை உரை மாற்ற செயலிக்கு அனுப்புங்கள்

   செயலியைத் திறந்து Files அல்லது Drive-ல் இருந்து பதிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அல்லது ஒலிப்பதிவி, WhatsApp, Drive-ல் ஒலிக் கோப்பைக் கண்டுபிடித்து, Share தட்டி, செயலியைத் தேர்ந்தெடுங்கள். வடிவ மாற்றமும் தேவையில்லை, கணினியும் தேவையில்லை.

3. முழு உரையைப் படித்துப் பெயர்களைச் சரிசெய்யுங்கள்

   கூட்டத்தைப் பற்றிய உங்கள் நினைவோடு உரையை ஒப்பிட்டுப் பாருங்கள். சிறப்புப் பெயர்கள், சுருக்கெழுத்துகள், உள்ளகத் தயாரிப்புப் பெயர்களைத் திருத்துங்கள். உறுதிமொழி அளிக்கப்பட்ட இடங்களில் யார் பேசுகிறார் என்பதைக் குறித்து வையுங்கள்.

4. சுருக்கத்தை உருவாக்கிச் சரிபாருங்கள்

   விரைவாகப் படிக்கக் குறுகிய சுருக்கம், அடர்த்தியான கூட்டத்துக்கு நீண்ட சுருக்கம் எடுங்கள். வைத்துக்கொள்ளும் முன் ஒவ்வொரு எண்ணையும் ஒவ்வொரு வாக்குறுதியையும் முழு உரையில் சரிபாருங்கள்.

5. குறிப்பாக மீண்டும் எழுதி, அன்றே அனுப்புங்கள்

   தலைப்புப் பகுதி, முடிவுகள், ஒரு பொறுப்பாளர் ஒரு தேதியுடன் கூடிய நடவடிக்கைகள், அடுத்த கூட்டம் ஆகியவற்றைச் சேர்த்துக் கொள்ளுங்கள். PDF அல்லது Word ஆக ஏற்றுமதி செய்யுங்கள், அல்லது உரையை நகலெடுத்து மின்னஞ்சலிலோ wiki-யிலோ ஒட்டுங்கள்.

கணினி இல்லாமல் பதிவை உரையாக மாற்றுவது எப்படி?

தொலைபேசியிலிருந்தே குரல் உரை மாற்றம் செய்ய இரண்டு வழிகள்:

1. கோப்பைத் தேர்ந்தெடுங்கள். செயலியைத் திறந்து, Files, Google Drive அல்லது உங்கள் ஒலிப்பதிவியின் கோப்புறையிலிருந்து பதிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
2. Share செய்யுங்கள். தொலைபேசியில் எங்கிருந்தாலும் — ஒலிப்பதிவி, WhatsApp, Telegram, Drive — ஒலிக் கோப்பைக் கண்டுபிடித்து, Share தட்டி, செயலியைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.

Zeepit iPhone மற்றும் Android இரண்டிலும் இந்த இரு வழிகளிலும் வேலை செய்கிறது. mp3, m4a, wav, caf, ogg, opus, aac, flac, amr, webm ஆகியவற்றையும், video கோப்புகளையும் (mp4, mov, mkv, avi) ஏற்கிறது — video-ல் ஒலிப் பாதை மட்டுமே பயன்படுத்தப்படுகிறது. எனவே mp4 ஆக ஏற்றுமதி செய்யப்பட்ட கூட்டத்தை வேறு வடிவமாக மாற்ற வேண்டியதில்லை. ஒரு பதிவு நான்கு மணி நேரம் வரை இருக்கலாம். சொல்லுக்குச் சொல் முழு உரையும், குறுகிய, நடுத்தர அல்லது நீண்ட அளவில் அமைத்துக்கொள்ளக்கூடிய உடனடிச் சுருக்கமும் கிடைக்கும். நிறுவிய உடனேயே முதல் மாற்றங்கள் இலவசம், நீண்ட பதிவுகள் உட்பட: கணக்கு இல்லை, அட்டை இல்லை, விளம்பரம் இல்லை; பயன்பாட்டு விவரம் செயலியிலேயே காட்டப்படும். எதையும் நிறுவும் முன் பார்க்க விரும்பினால் இந்த அசைவை இங்கே காணலாம்.

கூட்டக் குறிப்பில் என்ன இருக்க வேண்டும், எதை நீக்கலாம்

சுருக்கத்திலிருந்து தொடங்குங்கள். பிறகு, ஓர் உறுதிமொழியைச் சுமக்கும் எதையும் முழு உரையில் சரிபாருங்கள்.

பெரும்பாலான கூட்டங்களுக்குப் பொருந்தும் ஓர் அமைப்பு:

• தலைப்புப் பகுதி — தேதி, பங்கேற்றவர்கள், வராதவர்கள், குறிப்பை எழுதியவர்.
• முடிவுகள் — ஒவ்வொன்றுக்கும் ஒரு வரி, இறந்த காலத்தில்; விவாதத்தை மீண்டும் சொல்ல வேண்டாம்.
• நடவடிக்கைகள் — வினை, ஒரு பொறுப்பாளர், ஒரு காலக்கெடு. இரண்டு பொறுப்பாளர்கள் வேண்டவே வேண்டாம்.
• முடிவாகாத விஷயங்கள் — தீர்க்கப்படாதவை எவை, அவை எப்போது மீண்டும் வரும்.
• அடுத்த கூட்டம் — தேதி, அதில் கட்டாயம் முடிவெடுக்க வேண்டிய ஒரு விஷயம்.

எங்கும் போய்ச் சேராத விவாதம், கதைகள், நினைவிலிருந்து சொல்லப்பட்ட எண்கள் — இவற்றை நீக்குங்கள். ஓர் எண்ணையோ பெயரையோ எழுதும் முன் முழு உரையில் அதைத் தேடுங்கள்; நீளமான பதிப்பு இருப்பதே அதற்குத்தான்.

பிறகு அதைத் தொலைபேசியிலிருந்து வெளியே எடுங்கள். Zeepit-ல் முழு உரையையோ சுருக்கத்தையோ ஒரே தட்டலில் நகலெடுப்பது இலவசம். PDF, Word (DOCX), எளிய உரை ஏற்றுமதிகள் சாதனத்திலேயே உருவாக்கப்படுகின்றன; அவை Zeepit Pro-வின் பகுதி. செயலி என்ன தருகிறது என்பதைப் பாருங்கள்.

கூட்டம் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட மொழிகளில் நடந்தால் என்ன செய்வது?

Zeepit உட்பட பெரும்பாலான நவீன செயலிகளில் மொழி தானாகவே கண்டறியப்படுகிறது: நீங்கள் மொழியைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியதில்லை, பேசப்பட்ட மொழியிலேயே உரை திரும்பி வரும். உரை மாற்றம், சுருக்கம், மொழிபெயர்ப்பு ஆகியவை பல மொழிகளில் வேலை செய்கின்றன.

இருமொழிக் கூட்டங்களைச் சமாளிக்க இரண்டு பழக்கங்கள் உதவும். முதலாவது: அறையில் நீண்ட நேரம் மொழி மாறினால், அந்தப் பகுதிகளைத் தனித்தனிக் கோப்புகளாகப் பதிவு செய்யுங்கள் — கலந்த ஆவணத்தை விட மொழிக்கு ஒரு ஆவணம் மீண்டும் படிக்க எளிது. இரண்டாவது: யார் இதன்படி செயல்படப் போகிறார்களோ அவர்களின் மொழியில் குறிப்பை எழுதுங்கள்; ஓர் உறுதிமொழியின் சொற்றொடர் துல்லியமாக இருக்க வேண்டிய இடங்களில் மூல வாசகத்தை அடைப்புக்குறிக்குள் வைத்துக்கொள்ளுங்கள்.

கூட்டத்துக்குப் பிறகு யாராவது அனுப்பும் சுருக்கத்துக்கும் இதுவே பொருந்தும். அழைப்பைத் தவறவிட்ட சகா இரண்டு நிமிடக் குரல் செய்தி அனுப்பினால், அதையும் இதே முறையில் உரையாக மாற்றலாம்; WhatsApp குரல் செய்திகள் குறித்த வழிகாட்டி அந்த வழக்கைப் படிப்படியாக விளக்குகிறது.

பதிவு செய்வதை யாருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும், கோப்பு எங்கே செல்கிறது?

பதிவுப் பொத்தானை அழுத்தும் முன் வாய்விட்டுச் சொல்லுங்கள், குறிப்பிலும் எழுதுங்கள்: பதிவு செய்யப்படுகிறது, யாரால், எதற்காக. நாட்டுக்கு நாடு, நிறுவனத்துக்கு நிறுவனம் விதிகள் மாறுபடும். ஊழியர் பிரதிநிதித்துவம், ஒழுங்கு நடவடிக்கை, வாடிக்கையாளர் அழைப்புகள் போன்ற சில கூட்டங்களுக்குத் தனிக் கட்டுப்பாடுகள் உண்டு. பதிவு செய்வது பழக்கமாகும் முன் உங்கள் நிறுவனக் கொள்கையைப் பாருங்கள்.

சிறிய மரியாதைகள் பெரிதும் உதவும்: பதினைந்து நிமிடம் கழித்து அல்ல, தொடக்கத்திலேயே அறிவியுங்கள்; பதிவில் வேண்டாம் என்ற பகுதிக்கு நிறுத்தத் தயாராக இருங்கள்; கோப்புக்கு என்ன நடக்கும் என்று சொல்லுங்கள்; குறிப்பு ஒப்புதல் பெற்ற பிறகு ஒலிக் கோப்பை நீக்குங்கள்.

பிறகு ஒலி எங்கே பயணிக்கிறது என்பதைப் பாருங்கள். Zeepit-ல் கோப்பு சேவையகங்களுக்கு அனுப்பப்பட்டு, உரையாக மாற்றப்பட்டு, உடனேயே நீக்கப்படுகிறது: காப்பகம் இல்லை, மறுபயன்பாடு இல்லை, உங்கள் பதிவுகளில் AI பயிற்சி இல்லை. முழு உரையும் சுருக்கமும் சாதனத்திலேயே இருக்கும் — அதாவது அவற்றைக் காப்புப் பிரதி எடுப்பது உங்கள் பொறுப்பு; செயலியை நீக்கினால் அவையும் போய்விடும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்