会議の録音から議事録と要約をつくる方法

全文の文字起こし、要約、議事録。必要なのはどれですか？

1回の録音から、性格の違う3つの文書が生まれます。この3つを混同することが、議事録づくりがいつまでも終わらない一番の原因です。

全文の文字起こしは、言い淀みや脱線も含めた一言一句の記録です。長く、忠実で、最初から最後まで読まれることはほとんどありません。役割は「あのとき何を約束したのか」を後から検索できるようにしておくことです。

要約は、翌朝ざっと目を通すための凝縮版です。どこまで細部を残したいかによって、数行から数段落まで長さを選べます。

議事録は、人が書いて責任を持つ文書です。出席者、決定事項、担当者と期限のついたアクション。議事録は意図的に情報を落とします。その取捨選択こそ、機械が代わりにできない部分です。

順番どおりに進めてください。全文と要約が手元にあれば、議事録づくりは「思い出す作業」ではなく「編集作業」になります。10分で終わるか、夜がつぶれるかの分かれ目はそこです。

会議はどう録音すれば、使える音声になりますか？

文字起こしの品質は、アプリではなく会議室で決まります。

• 端末は1台、テーブルの中央に。画面を上にして、その上に物を置かないこと。ポケットの中やノートの下に置いたスマホは、遠い席の声を拾えません。
• 最初に自己紹介を一巡。「プロダクトの田中です」と一言ずつ言ってもらうだけで、後から話者を割り当てる手がかりになります。
• 発言は一人ずつ。聞き取れない箇所のいちばんの原因は声のかぶりです。高価なマイクより、かぶりを整理する進行役のほうが効きます。
• リモートやハイブリッドの場合は、会議ツール自体の録画機能があればそれを使い、なければスマホをノートPCのスピーカーの横に置き、イヤホンは外します。

普通の会議室であれば、iPhone や Android の標準ボイスレコーダーで十分です。保存される m4a ファイルは、文字起こしアプリがそのまま読み込めます。電源ノイズを避けるため充電ケーブルは抜き、着信で録音が止まらないように「おやすみモード」をオンにしておきます。

手順

1. 1台の端末で、話し手の近くに置いて録音する

   スマホを画面が上になるようテーブルの中央に置き、おやすみモードにします。あとで話者を割り当てられるよう、最初に全員に名前を一度だけ言ってもらいます。

2. 音声ファイルを文字起こしアプリに送る

   アプリを開いて「ファイル」や Google Drive から録音を選ぶか、レコーダー , WhatsApp , Google Drive で音声を開いて共有ボタンからアプリを選びます。変換もパソコンも不要です。

3. 全文を読み、名前を直す

   会議の記憶と照らし合わせながら目を通します。人名、略語、社内のプロダクト名を修正し、約束が交わされた箇所には誰の発言かを書き添えます。

4. 要約を出して中身を確認する

   さっと読むなら短め、内容の詰まった会議なら長めを選びます。数字と約束事は、そのまま使う前に必ず全文と突き合わせてください。

5. 議事録に書き直し、その日のうちに送る

   ヘッダー、決定事項、担当者1名と期限1つを添えたアクション、次回の予定を加えます。PDF や Word に書き出すか、テキストをコピーしてメールや社内 wiki に貼ります。

パソコンを使わずに録音を文字にするには？

方法は2つ、どちらもスマホだけで完結します。

1. ファイルを選ぶ。アプリを開き、「ファイル」 , Google Drive , レコーダーの保存先から録音を選びます。
2. 共有から送る。音声がスマホのどこにあっても構いません。ボイスレコーダー , WhatsApp , Telegram , Google Drive などで音声を開き、共有ボタンからアプリを選ぶだけです。

Zeepit は iPhone でも Android でも、この2つの方法に対応しています。受け付ける音声は mp3 , m4a , wav , caf , ogg , opus , aac , flac , amr , webm 。動画ファイル（mp4 , mov , mkv , avi）も使え、音声トラックだけを読み取るので、会議を mp4 で書き出した場合も変換は不要です。1つの録音は最長4時間まで。一言一句の全文に加えて、短め、中くらい、長めから選べる要約がすぐ手に入ります。インストール直後の最初の何回かは無料で、長い録音も対象です。アカウント登録もカード登録も広告もなく、利用状況はアプリ内に表示されます。入れる前に流れを見ておきたい方は、操作の手順をこちらで確認できます。

議事録に書くこと、削ってよいこと

要約を土台にして、約束事にかかわる箇所だけを全文で裏取りします。

たいていの会議に耐える構成はこうです。

• ヘッダー — 日付、出席者、欠席者、作成者。
• 決定事項 — 1件1行、過去形で。議論の再現はしません。
• アクション — 動詞、担当者1名、期限1つ。担当者を2名にしないこと。
• 保留事項 — 決まらなかったことと、いつ議題に戻すか。
• 次回 — 日付と、そこで必ず決めること1つ。

結論の出なかった議論、雑談、記憶を頼りに口にされた数字は落とします。数字や固有名詞を書く前に、全文を検索して確認してください。長い全文はそのためにあります。

あとはスマホの外に出すだけです。Zeepit では全文や要約をワンタップでコピーするのは無料。PDF , Word（DOCX） , テキストへの書き出しは端末上で生成され、Zeepit Pro の機能です。アプリで何が作れるかもご覧ください。

複数の言語が飛び交った会議はどうしますか？

言語の自動判別は最近のアプリではほぼ標準で、Zeepit も同じです。言語を選ぶ必要はなく、話された言語のまま全文が返ってきます。文字起こしも要約も翻訳も、多くの言語に対応しています。

二言語の会議を扱いやすくするコツが2つあります。1つは、途中で長い時間言語が切り替わるなら、その区間を別ファイルとして録音すること。言語ごとに文書が分かれていたほうが読み返しやすくなります。もう1つは、議事録は実際に動く人の言語で書き、約束の言い回しそのものが重要な箇所だけ、原語をかっこ書きで残すことです。

会議後に届く報告にも同じことが言えます。参加できなかった同僚が2分の音声メッセージを残した場合も、同じ手順で文字にできます。WhatsApp の音声メッセージのガイドで、その手順を順を追って説明しています。

録音は誰に伝えるべきか、ファイルはどこへ行くのか

録音ボタンを押す前に口頭で伝え、議事録にも書きます。録音していること、誰が録っているか、何のために使うか。ルールは国や勤務先によって違い、労使協議、懲戒面談、顧客との通話など、それぞれ固有の制約がある会議もあります。録音を習慣にする前に、社内規程を確認してください。

基本的な配慮がよく効きます。15分たってからではなく冒頭で伝える、オフレコにしたい部分では止めると申し出る、ファイルをどう扱うか説明する、議事録が承認されたら音声を削除する。

次に、音声がどこへ行くのかを見ます。Zeepit の場合、ファイルはサーバーに送られて文字起こしされ、その直後に削除されます。保管もせず、再利用もせず、録音をAIの学習に使うこともありません。全文と要約は端末内に残るので、バックアップは自分の役目です。アプリを削除すれば、一緒に消えます。

よくある質問