WhatsApp Business ei vieläkään litteroi ääniviestejä: näin ratkaiset sen

Muuttaako WhatsApp Business ääniviestit tekstiksi?

Ei. WhatsApp Business -sovelluksessa ei ole litterointitoimintoa, ääniviestissä ei ole tekstipainiketta eikä Meta julkaise siitä ohjesivua.

Tavallisessa WhatsAppissa ääniviestien tekstiversioita on otettu käyttöön iPhonessa ja Androidissa, mutta käyttöönotto riippuu sovellusversiosta, alueesta ja laitteen kielestä — eikä sitä ole dokumentoitu Business-sovellukselle. Juuri siksi tämä haku johtaa keskustelupalstoille eikä vastaukseen.

Tarkista oma sovelluksesi puolessa minuutissa: avaa Asetukset, valitse Chatit ja etsi kohtaa ääniviestien tekstiversioista. Jos sitä ei ole, mikään päivitys tai beta-kanava ei sitä sinne loihdi.

Varma reitti ei riipu Metasta lainkaan: lähetä ääni WhatsApp Businessista samassa puhelimessa olevaan sovellukseen, joka muuttaa puheen tekstiksi. Kaksi napautusta, sama ele iPhonessa ja Androidissa, ja se toimii yhtä hyvin kuukausia sitten saapuneisiin viesteihin.

Miksi litteroimaton ääniviesti maksaa enemmän kuin kolme minuuttia

Ääniviesti on suljettu laatikko. Sitä ei voi hakea, silmäillä eikä liittää mihinkään. Yhden hengen yritykselle se näkyy pieninä, toistuvina kustannuksina:

• Et voi tarkistaa osoitetta tai kappalemäärää soittamatta koko viestiä uudelleen, yleensä kahdesti.
• Et löydä samaa tilausta kolmen viikon päästä, koska ääni ei näy missään haussa.
• Et voi vilkaista sitä, kun asiakas seisoo edessäsi, työmaa on meluisa tai olet palaverissa.
• Et voi antaa sitä kollegalle tekstinä, joten kuuntelijasta tulee ainoa, joka tietää mitä sovittiin.
• Et voi liittää tietoja tarjoukseen tai rahtikirjaan, joten kirjoitat ne uudelleen ja joskus väärin.

Kun tällaisia viestejä tulee muutama päivässä, niistä kertyy todellinen siivu viikosta. Tekstiversio korjaa kaikki viisi kerralla: sama tieto on haettavissa, lainattavissa ja välitettävissä, ja ääni jää chattiin todisteeksi siitä, mitä oikeasti sanottiin.

Vaihe vaiheelta

1. Avaa ääniviesti WhatsApp Businessissa

   Etsi asiakkaan viesti chatista ja paina sitä pohjassa, kunnes viestivalikko avautuu. Viestiä ei tarvitse soittaa ennen tekstiksi muuttamista.

2. Napauta Jaa ja valitse litterointisovellus

   Valitse valikosta Jaa; iPhonessa se voi olla Lisää-kohdan alla. Valitse listasta sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi. WhatsApp luovuttaa äänitiedoston sellaisenaan.

3. Anna sovelluksen tunnistaa kieli ja tehdä työ

   Mitään ei tarvitse säätää: kieli tunnistetaan automaattisesti. Minuutin viesti valmistuu sekunneissa, pitkä käy taustalla muun työn aikana. Nauhoitukset käyvät neljään tuntiin asti.

4. Lue teksti, tai tiivistelmä jos viesti on pitkä

   Lyhyistä viesteistä lue sanasta sanaan kirjoitettu teksti. Muutaman minuutin jälkeen lue ensin tiivistelmä ja palaa sitten tekstiin osoitteen, määrän ja päivämäärän takia.

5. Kopioi tiedot tilaukseen, tarjoukseen tai CRM:ään

   Kopioi teksti yhdellä napautuksella ja liitä se sinne, missä työ tehdään: tilauslomake, laskuluonnos, taulukko tai yhteiset muistiinpanot. Vie PDF- tai Word-tiedostoksi, kun asiakas tarvitsee dokumentin.

6. Tarkista nimet, numerot ja osoitteet kuulolta

   Erisnimet, katunumerot ja tuotekoodit ovat kohtia, joissa mikä tahansa tekstiversio voi horjua. Kelaa ne muutamat sekunnit kerran ja korjaa ne ennen kuin toimit tilauksen mukaan.

Näin muutat WhatsApp Businessin ääniviestin tekstiksi puhelimessa

Tänään toimiva reitti on puhelimen oma Jaa-painike, ja se käyttäytyy samalla tavalla iPhonessa ja Androidissa.

Paina ääniviestiä chatissa pohjassa, kunnes viestivalikko avautuu, ja valitse Jaa. iPhonessa se voi olla Lisää-kohdan takana, Androidissa se on yleensä jakokuvake näytön yläreunassa. WhatsApp luovuttaa äänitiedoston sille sovellukselle, jonka valitset.

Valitse listasta sovellus, joka muuttaa puheen tekstiksi. Zeepit ilmestyy listaan heti asennuksen jälkeen, ottaa WhatsAppin tiedoston sellaisenaan, tunnistaa kielen itse ja palauttaa koko tekstin sanasta sanaan sekä tiivistelmän saman tien. Mitään ei tarvitse muuntaa eikä ladata tietokoneelta — näin Jaa-painike toimii alusta loppuun, ja WhatsApp-ääniviestien opas käy saman eleen läpi henkilökohtaisissa keskusteluissa.

Jos ääni on jo Tiedostoissa tai Google Drivessa, avaa sovellus ja valitse tiedosto sieltä. WhatsAppin ääniviestit saapuvat ogg- tai opus-muodossa. Myös mp3, m4a, wav, aac, flac, amr ja webm käyvät, samoin videotiedostot, joista luetaan vain ääniraita.

Mitkä kiertotiet vievät aikaasi ja mikä niistä toimii

Suurin osa keskustelupalstoilla kiertävistä kikoista maksaa enemmän kuin säästää.

• Viestin soittaminen kaiuttimella sanelunäppäimistölle. Se etenee reaaliajassa, välimerkit katoavat ja mikä tahansa taustaääni myymälässä tai verstaassa pilaa tuloksen. Etkä voi tehdä mitään muuta sillä aikaa.
• Toistaminen ja käsin kirjoittaminen. Rehellinen tapa, mutta kelaamisineen moninkertaisesti äänen mittainen urakka.
• Tiedoston lähettäminen sähköpostilla itselleen tietokoneohjelmaa varten. Vienti, siirto — ja sitten huomaat, että moni työpöytäohjelma ei lue WhatsAppin tuottamia ogg- tai opus-tiedostoja.
• Asiakkaiden pyytäminen kirjoittamaan. Kohteliaana automaattivastauksena ihan hyvä, sääntönä hyödytön: ihmiset lähettävät ääniviestejä, koska he ajavat, kantavat jotain tai ovat yksinkertaisesti nopeampia puhumalla. Älä rakenna prosessiasi heidän tapojensa muuttamisen varaan.

Kestävä ratkaisu on jakaa viesti sovellukseen siinä puhelimessa, joka sen jo vastaanotti. Ei siirtoa, ei muunnosta, ei toista laitetta — ja se toimii myös keskustelun vanhimpaan viestiin.

Mitä tekstiversiolla tekee: tilaukset, tarjoukset ja vieraskieliset chatit

Tekstiversio ei ole päämäärä. Päämäärä on saada tilaus kerralla oikein.

• Liitä teksti sinne, missä työ tapahtuu. Tekstin tai tiivistelmän kopiointi vie yhden napautuksen eikä maksa mitään, joten osoite, kappalemäärä ja päivämäärä päätyvät suoraan tilauslomakkeeseen tai taulukkoon.
• Lue tiivistelmä, kun viesti on pitkä. Kahdentoista minuutin asiakasbriiffistä syntyy Zeepitissä lyhyt, keskipitkä tai pitkä tiivistelmä. Lue se ensin ja tarkista tarkat luvut tekstiversiosta.
• Käännä, kun asiakas ei puhu sinun kieltäsi. Viroksi, ruotsiksi, saksaksi tai englanniksi saapuvat tilaukset voi litteroida ja kääntää samassa puhelimessa, joten vastaat minuuteissa etkä arvaile.
• Vie tiedostoksi, kun joku tarvitsee dokumentin. PDF-, Word- ja tekstitiedostot syntyvät laitteessa osana Zeepit Prota — kätevää tarjouksen liitteeksi, reklamaatioon tai työn luovutukseen.

Säilytä teksti sitten siellä, missä työ elää. Haettavissa oleva rivi voittaa ääniviestin, jota joutuisit kelaamaan kolmen kuukauden päästä kesken erimielisyyden.

Kysy nämä kolme kysymystä, ennen kuin lähetät asiakkaan äänen mihinkään

Asiakkaan ääniviestissä voi olla koko nimi, puhelinnumero, kotiosoite ja joskus maksutieto. Ennen kuin ohjaat äänen minkään työkalun läpi, kysy:

1. Minne tiedosto menee? Pysyykö se laitteessa vai matkaako se palvelimelle?
2. Kuinka kauan sitä säilytetään? ”Poistetaan käsittelyn jälkeen” ja ”tallennetaan tilillesi” ovat hyvin eri vastauksia.
3. Käytetäänkö sitä uudelleen? Osa palveluista säilyttää nauhoituksia järjestelmiensä kehittämiseen. Sinä haluat kuulla selkeän ei-vastauksen.

Zeepitin vastaukset, jotta nekin on sanottu: tiedosto menee palvelimillemme, litteroidaan ja poistetaan heti sen jälkeen. Ei arkistoa, ei uudelleenkäyttöä, ei tekoälyn kouluttamista nauhoituksillasi. Tekstiversio ja tiivistelmä jäävät puhelimeesi, mikä tarkoittaa myös sitä, että tärkeät asiat kannattaa tallentaa itse muualle.

Kaksi tapaa, jotka kannattaa omaksua pienessä tiimissä: litteroi heti vastaanottaessa eikä vasta päivän päätteeksi, ja liitä teksti yhteiseen tilausmerkintään, jotta kollega voi palvella asiakasta ilman äänitiedoston metsästystä. Jos yritystili on yhdessä puhelimessa, se merkintä on ainoa asia, jota tiimisi oikeasti pystyy hakemaan.

Usein kysytyt kysymykset